Czy warto wdrożyć RODO w swojej firmie?
Wiele małych firm, zwłaszcza jednoosobowych działalności, lekceważy wdrożenie RODO. Dlaczego tak się dzieje? Wielu przedsiębiorców uważa, że ich działalność nie obejmuje istotnego przetwarzania danych osobowych lub że nie mają styczności z danymi, które wymagałyby szczególnych środków ochrony.
Czy jednak rzeczywiście tak jest?
Nawet w małych firmach, takich jak jednoosobowe działalności gospodarcze, przetwarzanie danych osobowych odbywa się na wielu płaszczyznach – od klientów, przez użytkowników strony internetowej, po dostawców. Przykłady? Nawet prowadząc prosty sklep internetowy, stajesz się administratorem danych osobowych swoich klientów, a dane te są przekazywane różnym podmiotom:
- firmie księgowej obsługującej Twoją działalność;
- w przypadku samodzielnego prowadzenia księgowości – poprzez program do fakturowania, do którego wpisujesz dane klientów;
- firmie kurierskiej wysyłającej paczki;
- operatorowi płatności;
- dostawcy hostingu Twojej strony internetowej;
- firmie zarządzającej newsletterem.
Przykłady
To tylko kilka z wielu sytuacji, w których przetwarzane są dane osobowe. Im większa firma i bardziej skomplikowane jej procesy – takie jak zatrudnianie pracowników czy współpraca B2B – tym większe ryzyko związane z ochroną danych. Przykład? Jak wynika z badania przeprowadzonego przez ChronPESEL.pl i Krajowy Rejestr Długów, aż co ósma firma z sektora MŚP naraża dane pracowników na ryzyko kradzieży przez cyberprzestępców.
Kto ponosi odpowiedzialność za dane osobowe?
To tylko kilka z wielu sytuacji, w których przetwarzane są dane osobowe. Im większa firma i bardziej skomplikowane jej procesy – takie jak zatrudnianie pracowników czy współpraca B2B – tym większe ryzyko związane z ochroną danych. Przykład? Jak wynika z badania przeprowadzonego przez ChronPESEL.pl i Krajowy Rejestr Długów, aż co ósma firma z sektora MŚP naraża dane pracowników na ryzyko kradzieży przez cyberprzestępców.
Jak to możliwe? Przykładem może być współpraca z biurami rachunkowymi, gdzie dane pracowników, w tym dane wrażliwe, są często przekazywane bez odpowiednich zabezpieczeń. Aż 23% firm przyznaje, że wysyła takie dane w sposób niezabezpieczony.
Wystarczy, że pracownik pomyli adres odbiorcy, a dane trafią do niepowołanych osób, co stanowi naruszenie przepisów RODO.
Innym ryzykownym rozwiązaniem jest przechowywanie nieszyfrowanych dokumentów w chmurze lub przekazywanie ich na niezabezpieczonych nośnikach, takich jak pendrive’y. Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) już nałożył kary na administratorów, którzy dopuścili się takich zaniedbań.
Częstą przyczyną ignorowania zabezpieczeń, w tym wdrożenia RODO, jest błędne przekonanie, że przekazanie danych innemu podmiotowi zwalnia administratora z odpowiedzialności w przypadku wycieku danych. Nic bardziej mylnego – to administrator zawsze ponosi odpowiedzialność za ochronę danych.
Co daje wdrożenie RODO?
Dlatego wdrożenie RODO jest kluczowe. Dzięki niemu przedsiębiorca zyskuje pełną świadomość, gdzie i jak przetwarzane są dane osobowe, jakie ryzyka się z tym wiążą oraz jak im zapobiegać. Wdrożenie RODO obejmuje również przeprowadzenie analizy ryzyka, która wskazuje na konieczność wprowadzenia odpowiednich zabezpieczeń.
Podsumowując, wdrożenie RODO to nie tylko zbędna biurokracja – to przede wszystkim poczucie bezpieczeństwa, spokój podczas kontroli, uniknięcie kar finansowych oraz pełna kontrola nad obiegiem i ochroną danych osobowych w firmie.
